HISTORIA DE CLIENTE

Correos de Rusia

Desarrollo de un sistema unificado y completo de gestión de documentos electrónicos basado en la plataforma de bajo código 1C:Enterprise, para más de 36.000 puestos de la mayor empresa de servicios postales del país.

CLIENTES

Correos de Rusia

INDUSTRIA

Servicio

PAÍS

Rusia

PRODUCTO

1C:Enterprise

Correos de Rusia, un operador postal federal clave y una entidad estratégica de la Federación Rusa, ofrece una gama de servicios que incluyen soluciones postales, de transporte, logísticas y financieras a particulares y empresas de toda la Federación Rusa. Además, realiza entregas internacionales, atendiendo a decenas de millones de clientes al año. Con 86 sucursales, más de 1.000 divisiones estructurales y aproximadamente 42.000 oficinas postales, Correos de Rusia desempeña un papel crucial en la infraestructura de comunicaciones del país.

Retos

Correos de Rusia reconoció la necesidad de actualizar su actual sistema de gestión electrónica de documentos (EDMS)

El sistema existente, diseñado para una base de usuarios más reducida, resultó ser inestable y poco productivo, registrándose a diario incidentes de interrupciones.

Dentro del proyecto se han abordado estos retos tecnológicos:

Minimizar el flujo de documentos en papel y la automatización de "parches"
Garantizar el funcionamiento ininterrumpido del EDMS con las características funcionales acordadas
Garantizar el control de la disciplina de ejecución para realizar operaciones reguladas dentro de los procesos empresariales automatizados
Aumentar la accesibilidad del EDMS para los empleados de Correos de Rusia
Permitir flujos de trabajo de procesamiento de documentos de extremo a extremo (revisión, aprobación, ejecución, etc.) en todas las sucursales (86), divisiones estructurales (1000) y oficinas postales (~42000)
Mejorar la velocidad de procesamiento de documentos en el EDMS

El proyecto de Correos de Rusia destaca por la escala sin precedentes de su EDMS, que conecta 36.000 puestos de trabajo en todas las regiones de la Federación Rusa.

La magnitud del proyecto hizo necesaria la colaboración de múltiples entidades, entre ellas la empresa 1C, el Centro Nacional de Informatización, Lanit, 1C-KSU (1C Corporate Management Systems) y 1C-SoftRise, expertos de renombre en la creación e integración de sistemas de información de alta tecnología.

1C:Enterprise Platform

Plataforma de desarrollo de bajo código altamente adaptable y configurable para agilizar procesos corporativos como operaciones financieras, contabilidad, gestión de la producción, gestión de ventas, servicios corporativos y mucho más. 1C:Enterprise proporciona a los desarrolladores un completo conjunto de herramientas para crear soluciones empresariales flexibles y personalizables.

Saber más

¿Qué se ha hecho?

Para facilitar el intercambio de documentos en tiempo real con las regiones, se han desarrollado mecanismos únicos de intercambio de datos. Estos mecanismos no sólo garantizan un intercambio operativo regular, sino que también cuentan con una reserva de rendimiento 10 veces mayor para distribuciones masivas imprevistas de documentos entre las regiones.

También se han implementado varios mecanismos para mejorar la comodidad del usuario, la flexibilidad y la precisión en las operaciones documentales.

La nueva arquitectura EDMS utiliza la avanzada plataforma 1C:Document Management CORP (basada en 1C:Enterprise).
Un mecanismo para crear asignaciones separadas (por ejemplo, para distintos empleados) basadas en puntos de una orden o directiva.
La funcionalidad para registrar y gestionar niveles jerárquicos de empleados y departamentos, y crear reglas de comunicación según estos niveles.
Mecanismo de escalado de tareas, que permite continuar con el procesamiento de documentos si el puesto de un miembro del personal cambia durante o si el miembro del personal está ausente.
Protocolo de desacuerdos - un mecanismo para escalar comentarios contenciosos a un gestor de nivel superior para su resolución.
Un mecanismo para la edición simultánea de documentos, que permite realizar correcciones en tiempo real y ver los comentarios de los compañeros.
Configuración flexible de la delegación para distintos tipos de documentos y tareas (por ejemplo, mantener un registro de quién ha realizado de facto la tarea: el subdirector o su ayudante).
Temas de documentos - un clasificador versátil que permite la personalización de rutas únicas de procesamiento de documentos diferentes de las reglas generales.
Aplicación de firmas electrónicas a través de una aplicación móvil utilizando las soluciones de terceros.

Resultados

Se automatizaron más de 36.000 puestos manteniendo la capacidad del sistema para posibles desarrollos y ampliaciones futuras del sistema (aumento del número de usuarios, ampliación de la funcionalidad) y manteniendo la productividad a través de los mecanismos de la plataforma de bajo código 1C:Enterprise. 

Se ha garantizado el funcionamiento ininterrumpido del EDMS de Correos de Rusia de acuerdo con las características funcionales especificadas.
Se han implementado flujos de trabajo de procesamiento de documentos de extremo a extremo (revisión, aprobación, ejecución, etc.) en todos: tanto a nivel de la dirección de la empresa como de las divisiones regionales hasta las oficinas postales.
Se ha facilitado el registro descentralizado de la correspondencia entrante y saliente y de las consultas de los ciudadanos.
Ha aumentado la proporción de flujo de documentos sin papel (el 35% de los documentos se han convertido a formato electrónico).
La velocidad de procesamiento de documentos en el EDMS ha aumentado en comparación con el procesamiento en papel.
Se ha reducido la carga de trabajo de los empleados gracias al apoyo automatizado a las operaciones de gestión de documentos.
Se ha mejorado la disciplina operativa mediante el control de los plazos de finalización de las tareas, así como la recopilación de datos analíticos y la elaboración de informes.
Se ha garantizado la capacidad de desarrollo del sistema (aumento del número de usuarios y ampliación de la funcionalidad) manteniendo el rendimiento especificado.

He aquí un resumen de las notables mejoras tras la implantación de 1C:Enterprise:

36k+
puestos automatizados
35%
reducción del flujo de documentos en papel
10%
procesamiento de documentos más rápido dentro de las divisiones
10%
aceleración del intercambio de documentos entre divisiones estructurales
50%
reducción del tiempo dedicado a la búsqueda y selección de documentos
20%
aumento de la disciplina de los empleados

El contenido de esta página procede de la base de implementación de 1C.

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